При необходимости отправки документов встает вопрос: осуществлять отправку самостоятельно или с использованием услуг оператора ЭДО.

В качестве способов самостоятельного обмена электронными документами с контрагентами можно выделить:

• e-mail пересылку;
• отправление через социальные сети; 
• специальные мессенджеры; 
• работу с файлообменниками и прочими сервисами с поддержкой пересылки файлов.

 Небольшие компании скорее выберут способ отправки по почте. Особенности российского законодательства в этом случае не станут препятствием: для того чтобы документы имели юридическую силу, рекомендуется заключить соглашение с контрагентами о взаимном согласии ведения электронного документооборота (ЭДО) и необходимо приобрести сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП).

После установки средства криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированного ФСБ РФ, обычно используется КриптоПРО CSP и КриптоАРМ, можно приступать к обмену электронными документами. Но стоит отметить, что есть исключение: счета-фактуры по данной системе отправлять нельзя, обмен осуществляется только через Операторов, в соответствии с приказом Минфина РФ.

 Для осуществления документооборота через Оператора ЭДО необходимо выбрать подходящего из списка Федеральной налоговой службы (ФНС) и, как и в случае самостоятельного ЭДО, приобрести сертификат КЭП и установить СКЗИ - обычно используют КриптоПро CSP 3.9.

Если сравнить два способа, основные плюсы в пользу выбора отправки документов по электронной почте это бесплатный сервис, которым может пользоваться каждый. Из очевидных минусов отсутствие систематизированного архива документов. Плюсы работы через Оператора ЭДО возможность систематизации документооборота, удобная навигация по архиву с документами, который будет храниться в течение 5 лет, возможность консультации по особенностям ЭДО. Из минусов можно выделить всего два: услуги оператора ЭДО являются платными и для обмена ваш контрагент должен быть подключен к этому же оператору, а сегодня далеко не все компании перешли на ЭДО, многие привыкли работать «по-старинке». 

Тем не менее, круг юридических лиц, переходящих на обмен электронными документами, постоянно растет. При выборе способа обмена документацией всегда стоит отталкиваться от потребностей фирмы. Если у Вас небольшая компания и вам не потребуется услуга обмена электронными счетами-фактурами, вполне подойдет самостоятельная отправка документации, которую лучше осуществлять посредством e-mail. Все что нужно это КриптоПро CSP и квалифицированный сертификат подписи. Если же компания крупная, объем документооборота большой, тогда для максимально удобной работы и систематизации документов лучше воспользоваться услугами Оператора ЭДО.