Использование электронных документов в процессе судопроизводства – одна из тем частых дискуссий пользователей и специалистов области электронного документооборота (ЭДО). 

В случае использования электронных документов в качестве доказательств в суде важно знать их состав и соблюдать ряд процедур по их предоставлению: 

1. Руководитель организации издает приказ о создании экспертной комиссии; 
2. Комиссия наполняет магнитный или оптический носитель (CD) электронными документами по делу и присваивает ему идентификационный номер; 
3. На бумажном носителе формируются копии электронных документов, которые заверяются путем заключения экспертной комиссии; 
4. Каждый электронный документ подписывается ЭП, подлинность которой должна быть проверена комиссией. С этой целью экспертная комиссия обращается с заявлением в удостоверяющий центр, отвечающий за изготовление сертификата ключа ЭП для лица, подписывающего электронный документ; 
5. Экспертная комиссия оформляет заключение об аутентичности информации, предоставляемой как на электронных, так и на бумажных носителях, а также прилагает к делу подтверждение подлинности ЭП после обращения в удостоверяющий центр. 

Указанные электронные документы могут быть приобщены к делу и рассматриваться лицами, осуществляющими судебную практику в качестве письменных доказательств. Заключения экспертной комиссии имеют решающую роль в подтверждении подлинности предоставляемой суду информации. 

Соответственно, в заключениях должен быть отражен процесс работы экспертной комиссии: ее состав, предмет и основание для проведения работ, условия их проведения (какие технические средства применялись и в какой последовательности), результаты, визовая часть заключения и приложения, а именно – проверяемые электронные документы, сертификат уполномоченного лица удостоверяющего центра и тд. 

Практика показывает, что суды готовы работать с ЭДО, а с учетом скорого улучшения их технического оснащения постепенно уйдет необходимость подачи документов в бумажном виде. На сегодняшний же день специфика судов действительно такова, что документы должны быть предоставлены на двух категориях носителей: бумажном и электронном. При этом самая высокая вероятность принятия электронного документа в суде у того, который подписан усиленной квалифицированной подписью. Для поддержки электронной подписи можно использовать криптопровайдер СКЗИ “КриптоПро CSP”, обеспечивающий легитимность документа, подписанного ЭП.