Информационные технологии продолжают быстрыми темпами интегрироваться в системы документоведения нотариата. Разбираемся с новыми правами нотариусов и правилами, регламентирующими их деятельность с учетом новинок века цифровых технологий.

Закон № 379-ФЗ от 21 декабря 2013 г., наделяет нотариусов в электронном пространстве дополнительными задачами: ведением Единой информационной системы нотариата (ЕИСН), реализацией нотариальных действий на основе электронных документов и утверждением равнозначности документов на электронном и бумажном носителях.

Ведение и формирование реестра ЕИСН

Ведение ЕИСН — одна из функций Нотариальной палаты РФ. Из реестра ЕИСН любой интернет - пользователь может получить необходимую и при этом достаточно конфиденциальную информацию о предметах залога движимого имущества, персональную информацию о залогодержателях и т.д. Отныне доступной становится не публичная информация, а нотариус может не информировать заявителя об обработке и использовании его персональных данных.

Реализация нотариальных действий на основе электронных документов

Под документом подразумевается информация, зафиксированная на любом материальном носителе и обладающая идентифицирующим признаком. Функцию идентификации подписавшего лица выполняет электронная подпись. С февраля 2012 года документы на регистрацию юр. лица в ФНС могут подаваться с заверенной электронной подписью нотариуса. Однако нотариусы не всех регионов оснащены ЭП. Ее выдачей занимается удостоверяющий центр нотариата РФ. Также в большинстве случаев невозможно подписать документ ЭП без использования криптопровайдера. В России легитимной является электронная подпись, сделанная по алгоритмам ГОСТ Р 34.10. КриптоПро CSP – наиболее известный криптопровайдер, поддерживающий эти алгоритмы.

Утверждение равнозначности электронных и бумажных документов

Заверение, удостоверение подлинности документа — задача нотариуса. При этом ряд учреждений требует заверения в электронном виде. Для этого нотариус готовит электронный документ по бумажному первоисточнику и заверяет его своей электронной подписью, тем самым подтверждая равнозначность первоисточника и электронного документа. В обратных ситуациях, когда важно электронную версию перевести в бумажный вариант, нотариус распечатывает электронный документ и заверяет в обычном порядке. В обоих случаях документ предоставляется нотариусу подписанным ЭП заявителя.

Известны также онлайн-сервисы, осуществляющие функции удостоверения и фиксирования информации. Например, сервис «Электронный нотариус» позволяет обмениваться документами в сети и фиксировать их без ЭП. Пользователи сервиса при отправке, обмене электронными документами направляют копии «электронному свидетелю» - на адрес «Электронного нотариуса». Документы сохраняются в банке данных и пользователь может воспользоваться ими в спорных случаях.