Поговорим о юридически значимом электронном документообороте, о том как защитить документы при их передаче по сети, о решениях, которые применяют криптографические методы защиты: электронную подпись, хеширование и шифрование.

Электронные документы могут быть подписаны простой подписью или усиленной.

У простой электронной подписи наряду с видимыми удобствами есть существенные ограничения. Стороны обмена должны быть в одной информационной системе, что не всегда получается. Сторонам сложно однозначно определить, что подпись установлена тем, кто создал документ. 

Если нужна юридическая значимость, то внутри информационной системы, к которому у вас есть определенный кредит доверия, документы с простой подписью использовать можно. Но для других вариантов подпись нужна усиленная, выпущенная в удостоверяющем центре, создаваемая с использованием специальных криптографических средств. Для PDF документов тоже.

В каких сферах уже активно используется PDF документы, подписанные подписью формата PDF:

Внутренний ЭДО
У документов, подписанных ЭП формата PDF, есть неоспоримые преимущества: наглядность ЭП за счет использования графического штампа, возможности добавления в такие документы произвольных штампов (Согласовано, утверждено, в производство работ и т.д.). Документы формата PDF за счет их универсальности свободно используются корпоративными приложениями СЭД, CRM, ERP, 1С и т.д.

КЭДО
Для оформления кадровых документов формат PDF должен соответствовать PDF/A-1A. Преимущества использования подписи в формате PDF: удобство для пользователей, принимается контролирующими органами.

Публикация официальных документов
Для государственных, муниципальных, бюджетных организаций характерно требование размещения официальных документов на собственном веб-сайте не просто в электронной виде, а заверенным УКЭП.

Заключение договоров
ФНС с 2022 года рекомендует использовать для договорных документов формат PDF/A-3, а для заверения их ЭП использовать подпись формата PDF c визуализацией по ГОСТ Р 7.0.97-2016.

На рынке довольно много решений, которые позволяют подписывать PDF документы. Остановимся на двух:

• КриптоПро PDF (“КРИПТО-ПРО”)
• КриптоАРМ (“Цифровые технологии”)

КриптоПро PDF - продукт, который давно существует на рынке и прекрасно справляется с задачей подписания PDF документов. Есть возможность пакетной подписи, когда вы можете за раз подписать 2, 10 или 1000 документов.

И самое интересное, что у КриптоПро PDF есть два сценария использования. 

Первый вариант - его можно использовать бесплатно, без покупки лицензии на КриптоПро PDF. Для этого устанавливаем бесплатный Adobe Reader, настраиваем в нем подпись с КриптоПро PDF,  вместо стандартного Adobe. Добавляем цифровую подпись.

И есть платная версия КриптоПро PDF. Она также подписывает, и дополнительно позволяет осуществлять пакетную подпись PDF документов, что актуально для различных организаций. В данной версии можно защитить PDF документы от нежелательных изменений при помощи сертификации документа. В бесплатной версии КриптоПро PDF сертификация подписанных документов не доступна. 

В новой версии КриптоАРМ была добавлена подпись PDF, посмотреть можно в этом ролике. Сравним его с КриптоПро PDF.

В КриптоАРМ также существует бесплатная версия. Проверить электронную подпись в ней получится, но вот для создания подписи все же понадобится лицензия.

Сертификация документов в КриптоАРМ есть, пакетной подписи на данный момент нет, она планируется в течении этого года.

Еще некоторые отличия КриптоПро PDF и КриптоАРМ:

• КриптоАРМ работает на разных ОС, в том числе на Astra Linux, РЕД ОС, Альт, Роса, а КриптоПро PDF только на Windows
• По стоимости полная версия КриптоПро PDF c учетом лицензий на Adobe Standart/PRO примерно в 10 раз дороже лицензии на КриптоАРМ.
• По функциональности. КриптоПро PDF все же узко специализированная программа для подписи именно PDf документов. А возможности КриптоАРМ  значительно шире: подпись файлов любого формата и расширения, защита данных при помощи шифрования, почтовый клиент для защищенного обмена по электронной почте.