Документы в электронном виде часто используются при взаимодействии с контрагентами. Формы документов могут быть разные. ФНС России разработала специальные требования для форматов электронных документов. В этих требованиях указано, какую информацию необходимо указывать в таких документах и на какие законодательные акты следует ориентироваться. Разберем подробнее, что такое формализованные и неформализованные документы, чем отличаются и как с ними работать для обеспечения юридической значимости.

Электронные документы можно разделить на два типа: формализованные и неформализованные. Формализованные - это электронные документы с расширением XML, структура и формат которых разработаны ФНС. Неформализованные документы - это те, которые организация разрабатывает самостоятельно, определяя их структуру и формат. Форматы неформализованных документов могут быть самыми разными - например, DOCX, PDF, JPG и др.

В приказах ФНС прописывается формат каждого формализованного документа. На сегодняшний день для электронного документооборота законодательно утвержден формат XML. Организации могут выгружать электронные документы из своих информационных систем в любом удобном формате, однако при передаче документов в ФНС  их необходимо привести к утвержденному формату.  

На данный момент ФНС  утвердила форматы электронных документов для ограниченного числа типов документов. Самые популярные, это -  счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД) и их корректировки и специальные документы для различных отраслей. 

Юридически значимый документооборот возможен только через оператора ЭДО, список операторов ограничен и приведен на сайте налоговой.

Неформализованные документы  

Неформализованные документы не имеют утвержденного формата и могут быть DOCX, JPEG, PDF, XLSX, другие. Их формат должен быть удобен для использования и обмена между участниками электронного документооборота. Возможен обмен документами по электронной почте, главное, для обеспечения юридической значимости, такие документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью. 

К неформализованным электронным документам относятся: ценовой лист, счет, акт приема-передачи прав на использование ПО, акт сверки взаиморасчетов и др. 

Если документ заверен КЭП, он юридически значим, его не понадобится распечатывать и подписывать собственноручно. Проверить достоверность документа можно с помощью онлайн сервисов, например КриптоПро или через Госуслуги. Загрузите документ  на сайт, результат проверки можно сохранить вместе с электронным документом. Также проверить подпись можно с помощью прикладного программного обеспечения  КриптоАРМ и КриптоПро CSP.

Единого закона об электронном документообороте в России нет, аспекты безбумажного делопроизводства обеспечены нормами законодательства. 

Так, электронный документооборот регулируется федеральными законами:

1. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует использование электронных подписей, признание электронных документов равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью.
2. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ставит в один ряд обмен документами и электронными сообщениями, если те заверены КЭП.
   
3. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает возможность составления электронных первичных документов.
   
4. Статья 169 ч. 2 НК РФ. Позволяет составлять и подписывать счета-фактуры в электронном виде.
   
5. Статья 160 п. 2 и 434 п. 2 ГК РФ. Разрешают подписание и оформление документов в электронном виде.