Как подключиться к ГИС ЭПД: пошаговая инструкция и обязательные инструменты

Что станет строго электронным

В цифровой формат и ГИС ЭПД по умолчанию переводятся:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
• Заказы и заявки на перевозку грузов автотранспортом
• Экспедиторские документы (поручения, экспедиторские и складские расписки)
• Грузовые авианакладные и железнодорожные накладные

Переход на «цифру» для всех: правила обязательны для грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.

Исключения и штрафы

Аварийный режим: бумажные версии допускаются при отсутствии интернета в рейсе, ЧС, военных положениях или при работе с иностранными контрагентами.

Отсрочка штрафов: Минтранс утвердил «мягкий переход» — до 1 марта 2027 года инспекторы на дорогах будут ограничиваться устным предупреждением, если вместо ЭПД водитель покажет бумагу.

Что нужно для работы в ГИС ЭПД

1. Аккредитованный оператор ИС ЭПД

Вы не подключаетесь к ГИС напрямую — только через частных операторов, прошедших отбор Минтранса. Они дают интерфейс (веб-кабинет и мобильное приложение) для создания накладных и сами отправляют данные в госсистему.

Выберите оператора из реестра Минтранса — и все технические вопросы с госсистемой он берет на себя.

2. Квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и МЧД

Выпустите подпись руководителя в ФНС, а на сотрудников оформите подписи физлиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре, записав их на защищенные носители (например, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC Slim) и не забудьте на сотрудников оформить МЧД.

Описали переход на МЧД в статье: Переход на МЧД: Как правильно выбрать формат и обеспечить надежное хранение

3. Криптопровайдер КриптоПро CSP

Это программное обеспечение, которое устанавливается на компьютер бухгалтера, логиста или руководителя. Именно КриптоПро CSP берет секретный ключ с вашего защищенного носителя, шифрует транспортный документ по российским ГОСТ-стандартам и формирует саму электронную подпись. Без активированной лицензии КриптоПро подписать и отправить титул накладной в ГИС ЭПД будет невозможно.

Доступны два формата лицензий:

• Годовая лицензия — бюджетный вариант для легкого старта и тестирования системы в течение первого года работы.
• Бессрочная лицензия — единовременная покупка, которая избавляет от необходимости ежегодно отслеживать сроки и продлевать программу.

Обратите внимание, для серверной операционной системы требуется Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, серверная

4. Сертифицированный токен (Рутокен)

Электронную подпись руководителя или сотрудника (УКЭП) запрещено хранить на обычных флешках. Государственные системы требуют использования специализированных физических носителей, сертифицированных ФСТЭК или ФСБ России.

В логистике ключевым фактором становится мобильность, поэтому к выбору токена стоит подойти внимательно:

• Рутокен ЭЦП 3.0 — классический защищенный носитель в виде стандартной USB-флешки. Подходит для стационарных рабочих мест — например, для бухгалтера или директора, которые подписывают документы строго за ПК в офисе.
• Рутокен ЭЦП 3.0 3100 NFC Slim — универсальное флагманское решение. Это ультратонкий смарт-токен, созданный специально для современных мобильных и гибридных рабочих процессов. Он идеально решает проблему подписания документов «в полях», на складах или в дороге.

Возможности Рутокен ЭЦП 3.0 3100 NFC Slim:

• Универсальность (Десктоп + Мобайл): Токен оснащен как стандартным USB-интерфейсом для работы на компьютерах и ноутбуках, так и встроенным NFC-модулем для беспроводного подключения к смартфонам и планшетам.
• Бесконтактное подписание на смартфонах: Больше не нужны переходники и провода. Чтобы подписать титул ЭТрН или путевой лист в мобильном приложении, сотруднику достаточно просто приложить токен к задней панели своего смартфона.
• Аппаратная криптография: Модель самостоятельно выполняет все криптографические операции «на борту». Ключ электронной подписи генерируется внутри токена и никогда не покидает его память, что полностью исключает риск перехвата или копирования данных вредоносными программами.
• Удобный Slim-формат: Корпус устройства плоский и компактный. Его удобно носить в портмоне, кармане или использовать в качестве брелока, поэтому он всегда под рукой у экспедитора, логиста или начальника склада.

Как устроен процесс передачи документов

Обмен электронной транспортной накладной (ЭТрН) — это строго последовательный процесс. Документ разделен на 4 обязательных цифровых титула. Новый этап не может начаться, пока предыдущий участник не подпишет свою часть.

Вся цепочка передачи данных от погрузки до приемки выглядит следующим образом:

Шаг 1. Оформление и отправка груза (Титул грузоотправителя)

Процесс запускается на складе отправления.

• Заполнение документа: Логист, менеджер или кладовщик грузоотправителя создает ЭТрН в интерфейсе оператора ИС ЭПД (в веб-версии или учетной системе, например, 1С). Вносятся данные о грузе, водителе, машине, перевозчике и условиях транспортировки.
• Подписание: Сотрудник подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физлица с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД) или подписью руководителя. Для защиты ключа на ПК используется защищенный токен (например, Рутокен), а шифрование выполняет программа КриптоПро CSP.
• Отправка оператору: Сформированный Титул 1 уходит серверу оператора ИС ЭПД.
• Проверка и передача в ГИС: Оператор автоматически проверяет правильность формата и мгновенно перенаправляет файл в государственную информационную систему (ГИС ЭПД).
• Регистрация в ГИС: Госсистема регистрирует документ, присваивает ему уникальный идентификатор и генерирует QR-код для водителя. Этот QR-код возвращается оператору, а через него — в мобильное приложение водителя и личные кабинеты всех участников сделки.

Шаг 2. Прием груза к перевозке (Титул перевозчика)

Машина подана под погрузку, водитель проверил товар.

• Подпись водителя: Водитель на своем смартфоне открывает мобильное приложение оператора. Он проверяет фактическое состояние груза (количество мест, вес, упаковку). Если все верно, он подписывает документ своей простой электронной подписью (ПЭП) прямо на экране телефона.
• Подпись диспетчера: Сведения о том, что водитель принял груз, мгновенно видит диспетчер или логист транспортной компании в своем офисе. Он проверяет данные и заверяет Титул 2 своей УКЭП (используя офисный ПК с КриптоПро CSP и Рутокен).
• Фиксация в ГИС: Данные уходят через оператора в ГИС ЭПД. Статус накладной обновляется на «Груз в пути». Теперь водитель может легитимно начинать движение. При проверке инспекторами ГАИ (ГИБДД) или Ространснадзора на дороге водитель просто показывает полученный QR-код с экрана смартфона.

Шаг 3. Доставка и передача товара (Титул грузополучателя)

Машина прибыла на конечную точку (склад получателя).

• Проверка груза: Кладовщик или приемщик грузополучателя встречает машину, пересчитывает товар, проверяет пломбы и фиксирует время прибытия.
• Заполнение титула: В интерфейсе своего оператора сотрудник грузополучателя открывает эту же ЭТрН. Он указывает дату и время приемки, а также вносит отметки о расхождениях (пересортица, брак, недостача), если они обнаружены.
• Подписание: Получатель подписывает Титул 3 своей УКЭП. Если приемка идет прямо на рампе склада с планшета или смартфона, для подписания идеально подходит универсальный токен Рутокен ЭЦП 3.0 3100 NFC Slim — сотрудник просто прикладывает его к мобильному устройству без каких-либо проводов.
• Отправка в ГИС: Документ через оператора уходит в ГИС ЭПД. Грузоотправитель и перевозчик в своих личных кабинетах сразу видят, что товар успешно доставлен и принят.

Шаг 4. Завершение перевозки (Титул перевозчика о сдаче груза)

Финальный этап, закрывающий сделку.

• Подтверждение водителя: Водитель в своем приложении подтверждает, что он передал груз получателю, указывает время завершения рейса, состояние автомобиля после поездки и подписывает Титул 4 своей ПЭП.
• Финальное закрытие: Ответственный сотрудник транспортной компании (диспетчер) проверяет данные от водителя и окончательно подписывает четвертый титул своей УКЭП на рабочем компьютере через КриптоПро CSP.
• Архивация: Оператор передает финальный титул в ГИС ЭПД. Государственная система фиксирует успешное завершение рейса.

Документ получает статус «Документооборот завершен». С этого момента электронная накладная отправляется в защищенный цифровой архив. Бухгалтерия обеих компаний может сразу использовать этот документ для расчета стоимости услуг, выставления актов и предоставления отчетности в ФНС — без ожидания возврата бумажных экземпляров с синими печатями от водителя.

Чек-лист подключения к ГИС ЭПД

1. Расчет рабочих мест. Определите, сколько сотрудников будут подписывать документы на компьютерах, а сколько — на смартфонах и планшетах (например, выездные менеджеры или кладовщики на рампе погрузки).
2. Закупка токенов и программного обеспечения. Не теряйте время на поиски и проверку поставщиков. Прямо сейчас в каталоге интернет-магазина cryptostore.ru вы можете приобрести: Рутокен ЭЦП 3.0 — надежные носители для стационарных компьютеров в офисе. Рутокен ЭЦП 3.0 3100 NFC Slim — ультратонкие смарт-ключи для работы со смартфонов на рампе или в дороге. Лицензии КриптоПро CSP — официальное ПО для создания юридически значимой подписи. Мы гарантируем 100% подлинность устройств и наличие всех обязательных сертификатов соответствия ФСТЭК/ФСБ.
3. Получение подписей. Выпустите подпись руководителя в ФНС, а на сотрудников оформите подписи физлиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре, записав их на защищенные носители (токены).
4. Выбор оператора. Заключите договор с любым аккредитованным оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса. Для работы проще всего использовать веб-версию оператора в связке с его официальным мобильным приложением.
5. Настройка и запуск. Установите КриптоПро CSP, настройте рабочие места и мобильные устройства по инструкции и проведите тестовую отправку первой ЭТрН контрагенту. Если не знаете как, поможем. Наши специалисты готовы вам помочь.